보관함에 같은 이름이 보인다고 모두 중복은 아닙니다. 동명이인일 수도 있고, 같은 사람이 다른 사건으로 다시 의뢰한 것일 수도 있습니다. 반대로 표기가 조금 다르더라도 같은 고객일 수 있습니다. 이름만으로 합치거나 지우지 말고 식별정보, 사건 구분, 기존 문서 이력을 차례로 확인해야 안전합니다.
이름보다 식별정보를 먼저 대조하세요
바로워크의 사람 중복 확인은 주민등록번호를 우선 사용하고, 값이 없으면 이름과 연락처를 조합해 봅니다. 실무에서도 이름만 같다는 이유로 같은 사람이라고 단정하지 않습니다. 주민등록번호를 화면 밖 메모에 다시 복사하기보다 허용된 확인자료와 보관함 정보를 직접 대조하고, 동명이인은 사건번호나 내부 관리번호로 구분합니다.
기등록 배지가 보이면 기존 기록부터 여세요
명단에 기등록 표시가 나타나면 보관함의 기존 사람을 열어 문서와 인쇄 이력을 확인합니다. 같은 고객에게 새로운 금융기관 문서만 필요한 경우라면 기존 기록에 기관을 추가하는 편이 찾기 쉽습니다. 과거 문서를 새로 만들지 않고 인쇄 당시 내용 그대로 재사용할 수 있는지도 함께 확인합니다.
별도 기록이 필요한 경우를 정하세요
같은 사람이더라도 사건이 다르고 담당자·수임인·위임 범위가 달라 전체 기록을 분리해야 할 수 있습니다. 이때에는 분류명에 사건 구분을 남기고, 새 기록을 만든 이유를 사무실 기록에 적습니다. 같은 사람의 기록이 여러 개라면 어느 것이 현재 사건인지 직원 모두가 알 수 있는 기준이 필요합니다.
잘못 합치거나 중복 등록했을 때의 대응
이미 잘못 저장했다면 먼저 두 기록의 문서와 인쇄 여부를 확인합니다. 필요한 기록을 백업한 뒤 불필요한 기록만 휴지통으로 옮기고, 완전히 삭제하기 전에 다른 사건 문서가 섞이지 않았는지 검토합니다. 출력하거나 접수한 문서는 사무실의 사건 기록과도 대조해야 합니다.
먼저 예제 명단으로 흐름을 확인하세요
실제 고객정보를 넣기 전에 예제 명단을 내려받아 불러오기, 오류 확인, 미리보기, 보관함 저장, 인쇄 흐름을 한 번 실행해 보세요. 담당자마다 같은 순서로 연습하면 새 기능을 사용할 때 실제 자료를 잘못 덮어쓰거나 저장하지 않은 명단을 잃는 일을 줄일 수 있습니다.
자동화 뒤의 최종 검수는 생략하지 않습니다
바로워크는 반복 입력과 문서 생성을 빠르게 만들지만 원본 정보가 사실인지 판단하지는 않습니다. 원본 명단을 먼저 점검하고, 생성된 문서는 이름·식별정보·기관·위임 범위·날짜·출력 위치를 확인한 뒤 사용하세요. 오류가 발견되면 결과 문서만 고치기보다 기준정보부터 수정하는 것이 안전합니다.
실무 체크리스트
- 이름 외 주민등록번호·연락처 대조
- 기등록 기록의 문서·인쇄 이력 확인
- 사건이 다르면 분류명으로 구분
- 삭제 전 암호화 백업과 문서 소속 확인