사건이 끝났다고 모든 자료를 바로 지우는 것도, 혹시 필요할지 모른다는 이유로 계속 보관하는 것도 적절한 기준이 아닙니다. 법령상 보존 의무, 계약과 분쟁 대응의 필요, 사무실의 업무 목적을 구분해 자료 종류별 기간과 책임자를 정해야 합니다. 보유기간이 끝났을 때 원본 파일만이 아니라 사본과 백업까지 함께 찾을 수 있어야 실제 파기가 됩니다.
자료 종류별 보관 근거부터 적으세요
사건 기록, 위임장, 신분 확인자료, 기관 회신, 상담 메모는 목적과 보존 필요성이 다를 수 있습니다. “사건 자료” 하나로 묶어 같은 기간을 적용하지 말고 어떤 근거로 언제까지 보관하는지 목록화합니다. 구체적인 법정 보존기간과 사건별 판단은 관련 법령과 담당 법률전문가의 검토를 우선합니다.
기간의 시작일과 책임자를 정하세요
보유기간이 1년이라고 적어도 언제부터 계산하는지 없으면 실행할 수 없습니다. 사건 종료일, 계약 종료일, 최종 접수일처럼 사무실이 확인할 수 있는 기준일을 정하고 예외 승인은 누가 하는지 명시합니다. 바로워크의 보유기간 설정을 사용할 때에도 사무실의 공식 기준과 맞는 개월 수인지 먼저 확인하세요.
파기 대상은 원본·사본·백업 전체입니다
종이 원본은 복구하기 어렵게 파쇄하고, 전자파일은 일반 폴더뿐 아니라 다운로드, 이메일 첨부, 공유 폴더, 외장 저장장치와 백업에서 함께 확인합니다. 바로워크 보관함에서 삭제한 자료는 휴지통에 30일간 남아 복원할 수 있으므로 즉시 완전 삭제인지 유예 후 삭제인지 사무실 기준에 맞게 운영합니다.
파기 기록과 보류 절차를 남기세요
정기 파기일, 대상 범위, 처리자, 확인자, 파기 방법을 기록합니다. 분쟁이나 법적 보존 요청 등으로 일부 자료를 계속 보관해야 한다면 일반 자료와 분리하고 보류 사유와 재검토일을 남깁니다. 보류가 끝났는데도 자동으로 무기한 보관되지 않도록 다음 확인 책임자를 지정하세요.
정기 점검과 사고 대응 절차를 준비하세요
접근 권한, 암호화 상태, 공유 폴더와 임시파일, 출력물 폐기 기록을 정기적으로 확인합니다. 잘못된 수신자에게 전송했거나 서류를 분실한 사실을 알게 된 경우에는 개인이 숨기거나 임의로 해결하지 말고 즉시 내부 책임자에게 보고하도록 절차를 정하세요. 사고 시점, 포함된 정보, 대상 인원, 회수 가능 여부를 빠르게 파악할 수 있어야 적절한 후속 조치를 검토할 수 있습니다.
편리함보다 최소 보관을 기본값으로 두세요
업무가 끝난 자료를 언젠가 쓸 수 있다는 이유로 계속 쌓아 두면 유출 위험과 관리 부담이 함께 커집니다. 법령상 보관 의무와 실제 업무 필요 기간을 구분하고, 기간이 끝난 원본·사본·백업·임시파일을 함께 정리합니다. 보관이 필요한 자료는 위치와 접근자를 명확히 하고, 더 이상 필요하지 않은 자료는 복구하기 어려운 방식으로 파기한 뒤 기록을 남깁니다.
실무 체크리스트
- 자료별 보관 목적·근거·기간 작성
- 기간 시작일·예외 승인자 지정
- 종이·다운로드·메일·백업까지 파기 범위 확인
- 파기 기록과 보류 자료 재검토일 관리